Es importante recordar que el documento que auxilia al desarrollo del asunto o trámite en las áreas productoras de las áreas universitarias es el documento de apoyo informativo, el cual tiene las siguientes características:

• No cumplen con los requisitos de los documentos de archivo señalados
• No encuadran dentro de los supuestos de cuando una reprografía es considerada como documento de archivo.
• Responden a necesidades de información o de difusión para apoyar las tareas o actividades asignadas.
• Acreditan la realización de un acto administrativo inmediato como una impresión, copia simple, fotocopia, formato, registro o solicitud de servicio, forma parte de la numeraria.
• No se relacionan con el asunto de un expediente.
• No generan asuntos.
• Carecen de conceptos tales como vigencia o valores documentales.
• No son objeto de transferencia al archivo de concentración.
• Una vez concluido su uso, el documento de apoyo informativo se elimina en un plazo de un año posterior a su producción, bajo supervisión y levantamiento de un acta administrativa firmada por la persona titular del área productora correspondiente y el Responsable de Archivos del área universitaria.

Para ayudarnos a distinguir si se trata de un documento de archivo o de apoyo informativo, debemos hacernos las siguientes preguntas:

• ¿En este documento puedo verificar el cumplimiento de una función de la Universidad Nacional Autónoma de México?
• ¿En este documento puedo verificar el cumplimiento de una función del área universitaria?
• ¿En este documento puedo verificar el cumplimiento de una función del área productora?
Si las respuestas son afirmativas en todas las preguntas, sin duda se tratará de un documento de archivo. Para el caso de que alguna respuesta sea negativa, posiblemente se trate de un documento de apoyo informativo.

Procedimiento de eliminación de los documentos de apoyo informativo:

Una vez concluido su uso, el documento de apoyo informativo se elimina en un plazo de un año posterior a su producción, bajo supervisión y levantamiento de un acta administrativa firmada por la persona titular del área productora correspondiente y el Responsable de Archivos del área universitaria, para tal efecto, ponemos a su disposición un formato de acta que les será útil.